Slecht betalende debiteuren zijn een probleem

Uit een groot Europees onderzoek ten behoeve van de Europese Commissie bleek dat een kwart van de faillissementen wordt veroorzaakt door te late betalingen.
Vooral kleine en pas opgerichte bedrijven kunnen door slecht betalende debiteuren in financiële problemen komen en zelfs failliet gaan. Daarmee gaan niet alleen bedrijven ten onder die op zich zelf levensvatbaar zouden zijn, maar het kost de economie als geheel ook banen en economische groei.

Bovendien is slecht betaalgedrag een bron van ergernis en tijdverlies van ondernemers die hun tijd wel beter kunnen besteden dan achter onwillige debiteuren aan te zitten.

Een goed debiteurenbeheer voorkomt deze problemen.

Een goed debiteurenbeheer in stappen:

• Breng je debiteuren in kaart en zorg voor structuur in debiteurenbeheer
  Als vorderingen lang openstaan, dan heeft dit directe gevolgen voor de liquiditeit van het bedrijf. Als klanten helemaal niet betalen, dan kan je winstprognose zelfs omslaan in verlies. Zorg er voor dat je debiteurenbeheer een vaste taak van je bedrijfsvoering wordt.
• Zoek vooraf informatie op over de klant
  Wanneer je twijfelt aan de financiële situatie van de klant, dan kun je dit tegen betaling laten checken bij commerciële leveranciers van kredietinformatie. Zo kom je bijvoorbeeld meer te weten over de gemiddelde betalingstermijn van de klant.
• Stel een betalingstermijn vast
  Hanteer een termijn van maximaal 30 dagen. Noteer de termijn en houd je klanten hier aan. Wanneer je zelf het termijn niet zo nauw neemt, doen klanten hetzelfde. Zorg ervoor dat de termijn duidelijk in de offerte, opdracht- of orderbevestiging en factuur wordt weergegeven. Zet de afspraken op papier en laat de klant tekenen voor akkoord. Bij een groot project waarbij je moet voor investeren, kunt je al bij de opdracht vragen om een aanbetaling. Ook kunt je afspreken dat je tijdens de looptijd van het project periodiek bedragen in rekening brengt. Zo spreidt wordt het risico gespreid en kunt je je eigen deadline opschorten als de klant niet betaalt.
• Neem de financiële voorwaarden op in de algemene voorwaarden
  Zorg er wel voor dat de klant voor het sluiten van de overeenkomst op de hoogte is van de voorwaarden.
• Factureer snel
  Factureer snel en zorg dat de factuur op de goede afdeling terecht komt.
• Betalingstermijn verstreken? Nabellen.
  Zo kom je achter de reden waarom klanten niet betalen. Het is belangrijk om vast te stellen of er sprake is van betalingsonwil of -onmacht. Afhankelijk van de telefonische informatie en de klantrelatie die je hebt opgebouwd, bepaal je de verdere acties.
• Aanmaning
  Als de betalingstermijn is verstreken en de debiteur niet heeft betaald, dan is hij ‘in gebreke’. Het is gebruikelijk (niet verplicht) om eerst nog per sommatiebrief te waarschuwen, voordat je een incassobureau of deurwaarder inschakelt. Het is verstandig om eerst een herinnering te sturen. Dit is een vriendelijke maar zakelijke brief met duidelijke voorwaarden. Betaalt de klant dan nog steeds niet? Stuur dan een formele aanmaning. Zowel aangetekend met ontvangstbevestiging, als per gewone post.
• Terugvragen van BTW
  Als je over het afgelopen jaar klanten hebt die niet meer zullen betalen (dubieuze debiteuren), dan kun je de inspecteur verzoeken de BTW terug te geven die je vanwege deze klanten hebt betaald.