(vak)beurzen: zo simpel als een A4tje

Een eeuwenoud principe van zakendoen is elkaar ontmoeten. Jaren lang komen mensen samen in zakenbijeenkomsten, seminars, netwerkborrels en beurzen. Vooral dat laatste is een geijkt gebruik. Een groot aantal bedrijven komen bij elkaar in een grote ruimte, laten producten en/of diensten van het bedrijf zien en doen ongekend veel moeite om op te vallen. Sommige bedrijven lukt het om op te vallen, maar de meeste falen hier vaak in. Vooral bedrijven die zichzelf fantastisch vinden en het idee hebben dat het “niet gaat om de verpakking, maar de inhoud” doen het niet al te best op beurzen.

Nou zou het u niet verwonderen dat ik zal zeggen dat het juist wél om de verpakking gaat en niet om de inhoud. Immers, dat is ons vak…het creëren van verpakkingen. Eigenlijk maken reclamemensen de wereld net iets mooier dan zij is. En terecht!

Als u zich bedenkt dat de standhouders op beurzen allemaal niet uniek zijn, dan snapt u mijn opmerking wellicht beter. Een bedrijf dat geen uniek product of dienst levert moet zich onderscheiden. Dat onderscheiden doen zij niet op product of dienst. En als bezoeker kun je niet beoordelen of een bedrijf zich op prijs onderscheidt. Hoe onderscheidt een bedrijf zich dan wel? Door de verpakking. Het iets mooier maken dan het is. Beter voor de dag komen dan je concurrerende en vaak aanstekelijk hard lachende buurman.

Voor de bedrijven die graag willen opvallen en zich professioneel willen manifesteren op een beurs geven wij graag onze 5 KBSF’s (kritische beurs succes factoren).

1. Bepaal je doel van de beurs
2. Zorg voor een goed beursplan
3. Ontwikkel een doelgerichte beursstand
4. Selecteer zorgvuldig je beursbemanning
5. Pas follow-up toe

De aller allereerste stap is bepalen wat je precies van een beurs verwacht. Wil je nieuwe prospects (potentiële klanten) ontmoeten, nodig dan niet je bestaande klanten uit. Wil je je klanten uitnodigen met “relatiemanagement” als doel? Nodig dan je klanten uit en zorg voor een ontspannen sfeer op de stand. Het laatste wat je moet doen is je acties op de beurs af laten wijken van je doel. Dus nieuwe klanten werven als doel, past niet bij het uitgebreid praten met huidige klanten. Dat heeft effect op je actie op de beurs, maar ook op de invulling van je beursplan. Dat is namelijk de tweede stap. Als het doel van de beurs duidelijk is, bepaal je een strategie. Wat gaan we doen om het doel te behalen? Welke uitstraling moet de stand hebben? Wat is de boodschap? Pas als dit duidelijk is kun je een goede stand ontwikkelen.

De derde stap is het ontwikkelen van een doelgerichte beursstand. Aan de hand van een vastgesteld doel en een goed beursplan kan een stand ontwikkeld worden die voldoet aan de wensen, de uitstraling en de boodschap en bijdraagt aan het doel van de beurs. Pas in deze stap bepaal je de grootte van de stand en de indeling.

De op een na laatste stap is het bepalen van je beursbemanning. Wil je nieuwe klanten aantrekken, dan zal je assertieve en doelgerichte mensen als bemanning moeten inzetten. Maar wil je relatiemanagement toepassing, zet dan je accountmanagers in. En wil je wel graag nieuwe klanten aanspreken, maar heb je hier geen mensen voor,…huur dan een zogenaamde Betty (beursacteur) in om de klanten aan te spreken en over te dragen aan de accountmanagers. Je kunt namelijk best een taakverdeling op de beursvloer hebben. Als iedereen zich maar bewust is van het doel en de tactiek, dan kan er alleen optimaal gescoord worden.

De laatste, maar belangrijkste stap, is het toepassen van follow-up. Heeft u een hele koffer vol met visitekaartjes? Helaas! Kans gemist want je kan niet iedereen nabellen. Zorg er daarom voor dat je een systeem hebt waar je de interessante mensen filtert uit de bulk aan informatie. Bezoekers die doelgericht uw stand hebben bezocht mag u best vragen waarover zij later contact met u willen. Noteer dit contact en bel na afloop van de beurs terug. Leg uit dat je elkaar hebt gesproken en benadruk dat je nog weet waar het gesprek over ging. De eerste klap is uitgedeeld en deze is een spreekwoordelijke daalder waard.

Vanaf hier…vanaf hier moet je het zelf doen. Maar met alle technische, creatieve, financiële, dienst- en productinformatie die je zelf hebt, kun je het vervolg gesprek prima zelf doen. En als je hier ook nog tips over wilt hebben, neem dan even contact met mij op via Dit e-mailadres is beschermd tegen spambots. U heeft Javascript nodig om het te kunnen zien. of 0548-623919.

Op een seminar over beurzen hoorde ik een mooie uitspraak waarmee ik graag wil afsluiten. “Een beurs is niets anders dan een handgeschreven brief. Als je een prospect wilt enthousiasmeren stuur je niet 3 maal dezelfde brief. Ook stuur je geen CC naar een bestaande klant. Dus beschouw een beurs als niets anders dan een van de vele communicatiemiddelen van een bedrijf. Bepaal je doel en zet een strategie op.”

Wil je nou meer weten over die toe te passen strategie of wil je gewoon een mooie stand laten ontwikkelen? Bel mij of mijn collega’s (0548-623919), mail me via Dit e-mailadres is beschermd tegen spambots. U heeft Javascript nodig om het te kunnen zien. of twitter me (@Tomavic).